A SAJÁT RENDSZERÜNK KIALAKÍTÁSA

Egy dologban mindannyian megegyezünk: ugyanazt a 24 órát kapjuk minden nap. Az időmenedzsmentet egy következő bejegyzésben elemezzük, az időnk beosztása és a saját rendszerünk kialakítása azonban szorosan összefügg, nulladik lépésként a saját rendszert emelnénk ki, kezdjük ezzel:

Akár alkalmazott vagy cégvezető, akár több gyerekes anyuka vagy épp kezdő szülő, kreatív szakember vagy szabadúszó, mindannyian keresztül megyünk ugyanazokon a folyamatokon, amíg el nem jutunk arra a pontra, hogy rendszerre van szükségünk a dolgok menedzseléséhez, amire támaszkodhatunk és amire építhetünk. A saját rendszer, legyen ez külső vagy belső, a váza a legtöbb dolognak: ha külső vonatkozásban, szó szerint nézzük, akkor az otthonunk összeszedettségének, rendezettségének, ha pedig mint belső rendszerre tekintünk, akkor a "jól-létünknek", a hangulatunknak, az energiaszintünknek is.

Saját stratégia kialakítása

Micsoda szakkifejezések. De mi a csuda az a saját stratégia? Ha a szó szoros értelmében nézzük "a stratégia cselekvések egy hosszabb távú terve egy bizonyos cél elérése érdekében, amely egy probléma megoldása" - egyszerűbben megfogalmazva: összegezd, hogy mik a nehézségek, problémás területek, hiszen ezáltal lehetőséged van megoldást találni. Egyszerű példa, ha nem tudod utólérni magad az otthoni dolgaiddal, ami miatt állandóan feszültségben vagy, szükséges egy saját rendszer, egy saját stratégia felállítása, anélkül nem lesz érdemi a változás, a kör pedig folytatódik. Ezek lehetnek rövid - vagy hosszútávú stratégiák, illetve napi, heti rutinok kialakítása vagy éves, távlati célok kitűzése.

Ami másnak jó, nem válik be mindenkinek

Nem vagyunk egyformák, nem fog mindenkinek bevállni az a tanács, hogy elég heti háromszor porszívózni, ha a vonal másik végén egy többgyerekes családanya, két kutyával él. Ott a napi három sem elég. Hasonló a helyzet a belső rendszerünkkel is, van, akinek beválik valamilyen életmód, van, akinek nem, vagy beiratkozol a barátnőd által javasolt huszadik életvezetési kurzusra, azonban lehet, hogy Számodra elegendő lenne, ha több magadra fordított időd maradna, aminek hiánya a saját rendszer hiányosságából adódik. (Ezek természetesen túlzó példák). Pontosan ezt a célt szolgálja a pozitív és negatív felismerés, ugyanis csak úgy lehetséges hatékony megoldást találni a saját problémáinkra, ha elismerjük a hibákat, kudarcokat, fejlesztendő területeket. Ezzel a szokással képessé válik az ember értékelni a meglévő dolgokat, alkalmazkodni, elengedni és folyamatosan fejlődni.

Készíts tervet

Az alapján, ha átlátjuk, hogy számunkra mi működik és mi nem, tervet készíthetünk. De miért is szükséges ez? Mindannyiunknak vannak céljai. Ahhoz, hogy ezeket a célokat elérjük, szükséges meghatároznunk a lépéseket, hogy az elképzeléseinket a lehető legjobban teljesítsük. Akár az a célunk, hogy rendszerezettebb legyen az otthonunk, akár az, hogy egészségesebb életet éljünk, szükséges egy tervet készítetnünk, nélküle egy szélmalomharcot vívunk magunkkal.

Akadályok

Az élet ilyen - mindig lesznek (néha látszólagos) akadályok. Az különbözteti meg a saját rendszerrel rendelkező embereket azoktól, akik nem rendelkeznek vele, hogy tisztában vannak ennek a ténynek a létezésével, arra koncentrálnak, hogy a lehető leggyorsabban és legegyszerűbben megoldják az akadályokat.

Írd ki

Alapvetően akkor működik jól az agyunk, ha nincs túlterhelve. Manapság próbálunk megannyi dolgot egyszerre fejben tartani, azonban hasonlóan a számítógépekhez, egyszer itt is telítődik a rendszer. Írd le, hogy mik a fontos teendőid és nem kell azon izgulnod, hogy elfelejted. Írd ki magadból azokat az érzéseket vagy félelmeket, amik eluralkodnak rajtad és ha látod őket, már sokkal kézzel foghatóbbak, ezáltal a megoldást is könnyebben megtalálod rájuk. Ahelyett, hogy mindent próbálunk fejben tartani, ha leírjuk a gondolatainkat, sokkal átláthatóbbá válnak, ezáltal könnyebb rendszerezni és priorizálni azokat.

Priorizálj

Az egyik kulcslépés. Legtöbbünknek ugyan annyi teendő van a képzeletbeli "to do" listán. Dolgozni, gyereket nevelni, számlák, edzés, e-mailek, főzés, háztartás, kutyát kivinni, szociális élet ésatöbbi. Sőt, minél produktívabb az ember, általában annál több teendőt próbál ellátni, ezáltal ismét növekszik a lista. A jó és a rossz hír: nem fér bele minden egy napba. Viszont ha priorizáljuk ezeket, sok időt és energiát megspórolunk magunknak. Hidd el, nem fontos válaszolni a sokadrangú ismerős húsvétinyuszis matricájára, ehelyett fontos, hogy időben menedzseljük az otthoni számlákat. Ha már átlátjuk a listát, érdemes egy teendő fül alá sűríteni az '5 perces' vagy annál kevesebb ideig tartó feladatokat és ezzel kezdeni, hiszen az agyunk ezekkel a "mini siker élményekkel" sokkal motiváltabban áll neki a többi teendőnek.

Delegálás és automatizálás

Nem lehetséges mindent egy (vagy két) kézben tartani…Úgy hangzik, mintha egy cég lennénk, nem? Összességében pont így érdemes kezelni azokat a feladatokat, amiket automatizálhatunk vagy kiadhatunk a kezünkből. Ha összeállítottuk a saját rendszerünket, megismertük, hogy mi működik benne és mi nem, világossá válik, hogy vannak teendők és dolgok, amik szükségesek, ám van, aki jobban, gyorsabban elvégzi vagy amíg az adott feladattal töltjük az időt, más hasznosabbat magunkra fordíthatnánk. Ennél a pontnál talán a legfontosabb, ha tudatosítjuk magunkban, hogy ezek lehetnek átmeneti időszakok: lehet átmeneti időszak, hogy takarítóra van szükségünk vagy ha kiadjuk a vasalni valót egy külsős embernek. Elképzelhető, hogy vannak életszakaszok (például kisbaba születésekor, költözés), amikor egyszerűbb ételt rendelni és ezáltal mindig ellátni a szükségleteinket, mint azon stresszelni, hogy éhes a csapat, mit együnk. Lehet időszakos, ha a saját rendszerünk finomhangolásához egy szakembert keresünk fel, mert rövidebb idő alatt, hatékonyabban segít minket a kivánt célhoz. Továbbá 2023 a lehetőségek tárháza, ha az otthoni teendőket nézzük, ha az egyéni fejlődést: a legtöbb dologra be lehet állítani automatizálást (utalások, emlékeztetők, előfizetések, rendelések).

Szabd meg a határaidat

Valljuk be őszintén, a saját rendszer kialakítása melós dolog. Amikor az ember rálép az útra és beleáll, sok időt és energiát fog felemészteni. Azonban könnyen kisiklik a vonatunk, amikor váratlanul elhívnak egy látszólag fontos eseményre vagy ránk bíznak egy olyan feladatot, amit szívünk szerint nem szeretnénk elvállalni, hiszen a sajátunkra is alig van időnk. Megtanulni nemet mondani és meghúzni a saját határainkat az egyik fontos lépése annak, hogy stabil maradjon a saját, belső - és külső rendszerünk. Ez nem azt jelenti, hogy innentől meg kell szüntetni a szociális kapcsolatokat vagy mindenre nemet kell mondani, csupán szem előtt kell tartani, hasonlóan a Marie Kondo által említett elmélethez azt, hogy örömet nyújt-e nekem az adott dolog, esemény, találkozó. A határok meghúzása azt jelenti, hogy tiszteletben tartjuk a saját fizikális, érzelmi és mentális korlátainkat.

Fókuszálj az adott dologra

Manapság nagyon népszerű, hogy “multitaskingolásra" (értsd.: több feladat egyidejű ellátása) sarkall a világ - ami egyenes út a gyors kiégéshez: főzd meg az ebédet, közben hallgass podcasteket, rakj fel egy hajpakolást és hívd fel valamelyik barátnődet. Stop. Az ebéd egy része odaég, a podcast lemegy anélkül, hogy igazán odafigyeltél volna, a telefont pedig 4x raktátok le, mert valakinek közbejött valami. A saját rendszerünk alapvető tisztelete az, ha kialakítottuk a priorítást, betartjuk azt és az adott pontokra koncentrálunk. Tiszteljük meg magunkat azzal, hogy az adott dolgot végezzük, legyen az egy ebéd elfogyasztása, egy feladat befejezése vagy egy kávé a barátnővel - mind más területek, ám garantáltan minőségibb lesz mindegyik.

+ 1 Tipp

Légy nyitott a fejlődésre, hiszen senki nem születik kialakult rendszerrel. A különbség a rendszerezett emberek és a rendszertelenek között az, hogy az előbbinek igénye van a folyamatos fejlődésre ahhoz, hogy hatékonyabb, eredményesebb legyen - ehhez folyamatosan értékelnie kell magát, könyveket, e-bookokat olvasni, podcastokat hallgatni, motivációt keresni és olyan tevékenységet végezni, ami segít produktívabbá válni.

Nektek hány pont megy hatékonyan a felsoroltak közül?